提升商务会议效率的策略研究
[毕业论文关键词]商务会议 高效运行 规划管理
序 言
纵观目前国内大小型商务会议，进度迟缓、效率低下的现象非常多。而导致会议低效的原因也花样百出：会期长、人员参差、会议次数过多、前期准备不足、会议主持人把握时间不当等。低效运行的商务会议，经常是会而不议、议而不决、决而不行、行而不果[1]，不但浪费与会者的时间，耗费社会资源，主办方更加吃力不讨好。
据1998年10月美国《劳工月刊》(Monthly Labor Review)所做的调查显示，经理级干部和专业人员每周大约花25%的时间在开会上，会议实际利用率为50%。美国每年因不当的会议管理所浪费的时间损失约为60亿美元[2]。据资料显示，国内80%的公司高层在接受采访时称，他们会在会议上花上将近60%的时间；而80%的管理人员则称60%的会议都是效率极低、没有收获的。无论我们从哪个角度看，这都是一个难以接受的结果。本文针对提升商务会议效率的策略研究的目的是希望在既不浪费物力、人力的情况下，又让商务会议“会”有所值，达成目的。
一、商务会议的定位
（一）商务会议含义
商务会议是指带有商业性质的会议形式。一般包括：新产品宣传推广会、大型的培训沟通会议、上市公司年会、招股说明会、项目竞标会、跨国公司年会、集团公司年会、行业峰会、企业庆典、 新闻发布会、巡回展示会、答谢宴会、商业论坛、项目说明会、项目发布会等。[3]最具代表性的，如APEC会议对亚太经贸合作未来走向意义重大，他旨在推动区域经济一体化，促进经济创新发展、改革与增长；加强全方位基础设施和互联互通建设。为推进面向未来的亚太伙伴关系建设、促进亚太地区共同繁荣发展做出新的贡献。
（二）商务会议特征
对于企业来说，会议也必须是高产出的。倘若主办者能够遵循一些行之有效的规则流程，会议就可以变成一种非常有效的工具。这就要求组织者有丰富的组织会议经验和丰富的组织技巧与知识。一个优秀的组织者不仅能带领团队顺利地办完一场商务会议，更能不出纰漏地完善每一处细节，让与会者感受到主办方的心意和能量。
（三）商务会议的要求
会议策划是会议的灵魂，在整个会议活动中拥有举足轻重的作用。会议筹划者的角色是多面且全能的，他们要负责去做各种各样的工作。具体来说，他们应具备以下特点：善于解决问题，善于注意小节，善于与人协商，了解管理会议财务事宜，熟悉酒店运作，能够安排恰倒好处的菜单，能够熟练地与视听服务公司打交道，能妥善接待贵宾，熟知各种礼仪，行事果断、执着。
二、提高会议效率的具体对策
会议的筹备工作进度分成三大阶段：会前、会期、会后。
（一）会前科学规划
一个圆满成功的会议，一定是经过精心设计、周密筹划的。同时，设计丰富的节目和进程流畅的会议是会议成功最关键的因素。首要工作是订定一份完整的活动策划书（或工作进度表)，会议能否收到预期的效果，很大程度取决于会前的筹备工作，也能从中看出一个秘书工作能力的大小。[3]