提升商务会议效率的策略研究(2)
1.交通。在一些大型会议中，尤其当必须借由航空才能抵达主办国家或地区的商务会议，主办单位必须安排陆地交通把与会人员从机场接送到饭店或会场。在此类情况下，交通于会议而言则显得尤为重要，是显现东道主贴心程度和公司办事效率的指标。当国外与会者与其眷属抵达机场后，需要交通工具将他们尽快送往指定的饭店，这些交通工具包括机场巴士和轿车出租公司，而大会期间更需要得体的地面交通工具往返会场与饭店之间[4]。
在决定选择交通工具时，我们需要作出以下考量：首先在决定场地前，需考虑交通路线，选择的场地若不在交通路线上则很不方便；公司务必要求交通运输公司（本公司假使自己提供派车则免）详细了解本公司拟写的接送计划书，为了避免疏漏，需提供完整资料给他们参考，例如：安排多少间饭店、预定多少数量的房间、预计到达人数、需要使用车辆的时段和详细日期以及活动节目表，如若有变动则及时沟通，按经验来说这往往是最被忽略但又是最容易出纰漏的；在价格方面，询问对比可能使用的交运公司车辆的最优选择，交叉对比最低使用小时、每小时多少钱、如何计价、是否以日计算等；另外，讨论使用哪种车型、是否有空调、每辆车的可坐人数限制、腿 脚伤病人士是否可搭乘、车况是否良好，为与会人员提供最合理舒适的交通配备；询问是否有调度人员、调度人员可否直接联络驾驶；是否可在饭店设置车辆时间表、是否需要额外收费；除此之外，准备一套完整的关于“车辆发生故障时如何处理”的应急方案。负责交通的人员还需要了解到现场调度人员和司机的联络电话（分白天和夜间），交运公司是否有保险投保、是否在保，价格是否不再变动等。
在大会开始前，负责交通的部门要确定每一个饭店人数，需要多少车，最后再确定大会节目是否要调整服务时间，确定每辆车有明显标志及路线图，标志放在车子窗前、后及车门口显眼处，并将车辆时间表印在大会节目表和贴在饭店大厅的指示牌上。
另外，车辆随时因需要而作调整，在可能的情况下，第一天最好跟着搭乘一次，看看车辆公司服务如何，要求他们在会议结束时提供一份车辆使用报告，这份报告可以作为以后或到其他城市召开会议时的参考。
2.餐饮。安排会议餐饮时，考虑到与会人员经过冗长的会议会比较辛苦，地点尽量选择会议场地周边，并且安排符合大部分人口的大众餐饮或者自助形式，给予与会者一个完美的就餐体验。
（1）口：条件允许的情况下，大部分商务会议都会安排自助餐。而西式的牛排、烤肋肉，中式的扬州炒饭、牛柳，提供充沛活力的各类水果，做工精致的甜点、冰激凌都是自助餐会常见的食物。如若显现档次和满足家属的特别要求，则还会出现各类海鲜食品和当地特色食物。在招待会上，冷餐会、酒会和茶会比较常见，冷餐会中的食物可冷热兼备，连同餐具一起陈设于餐桌上，供来宾自由选取。酒水可摆放在桌面上，也可以由服务员端送，席间客人可以自由、多次取食。[4]
（2）服务：公共区的清洁非常重要，整洁优雅的外观也是。挑选饭店时有以下几点要求：首先备菜区干净，无明显污渍；其次在最忙时段有充足人力；工作人员态度礼貌非常重要；餐厅能提供有效、快速的服务，方便的预订方式。
（3）考虑与会者的期望：哪种环境会使与会者感到舒适，是豪华宽敞的休息区还是小巧精致的欧洲式设备？饭店的咖啡店是否满足他们需要或餐厅菜色是否符合他们期望？