如果来访者的性别不同，他们谈论的事物也会有所差异。秘书在接待同性访客的时候，往往会很顺利地找到共同话题。而在接待异性访客时，缺少经验的秘书往往会感到不知所措，以致不知道该说些什么，出现冷场。秘书必须学会和不同性别的人聊天，让每个和你交流的人都能够感到舒适、愉悦。

如果来访者的文化水准不一，秘书应该依据来访者的情况选择不同的话语与他们交流。一般情况下，对文化层次较高的人应该使用一些典雅的语言，而对文化层次较低的人则应该使用通俗易懂的语言。打个比方，若是对方是一名有文化的老干部，要想和他产生共识，秘书需要运用一些典故或者国家政策和他交谈。相反，如果对方是一名大字不识几个的老农民，秘书用文绉绉的话跟他交流，他就不能理解，从而对沟通造成阻碍，引不起双方的共鸣。