试论如何提高行政秘书的工作效率
【毕业论文关键词】行政秘书 工作效率 工作能力 工作方法
行政秘书 是机关或企业管理队伍中的基层组织者，是连接上下级工作的桥梁。行政秘书细致高效的工作，是保证整个管理系统正常运行的基础，在机关和企业管理秩序的建立与运行方面有着承上启下、协调左右、沟通信息和改善关系的重要作用。
行政秘书在机关和企业管理链中发挥的作用和所处的地位决定了其工作具有较强的业务性、服务性和时间性，并且工作繁杂，责任重大。其工作效率的高低不仅体现行政秘书人员个人的职业素质，而且直接反映了机关和企业的综合管理水平。同时，对机关和企业的效能和长期发展都有着举足轻重的影响。随着社会职业分工的不断细化和机关和企业改革的持续深入，在行政管理不断现代化的趋势下，行政秘书工作也呈现出日益多样化的特点，这无疑对从事秘书工作的人员提出了更高的要求。如何提高机关和企业行政秘书的工作效率，激励行政秘书充分发挥职能，对于提高政企管理水平和深化改革，意义非凡。
投入与产出或耗能与效果之间的比例关系常被人们用作衡量效率高低的标准，但这种方法在考察秘书工作效率面前却表现得无计可施。行政秘书的工作宗旨是为行政领导和职能部门提供服务，有别于具体的项目业务工作，这使得秘书工作过程中各种人力、物力、时间的消耗都是无形且无法精确计量的。与此同时，行政秘书的工作成效往往也具有间接性，无法在短时间内显现出来。《秘书工作效率的概念及其定量描述方法》中将秘书工作效率定义为：秘书工作效率就是秘书工作主体完成既定目标的状况及其掌握需用时间的能力 。简言之，所谓高效就是又快又好地完成额定工作。然而目前机关和企业秘书普遍存在工作效率偏低的问题。这种现象的出现并非空穴来风，当中不仅有行政秘书的自身原因，而且还包含着一些可见或不可见的外部因素。
一、影响行政秘书工作效率的几个因素
（一）秘书对自身职业缺乏认同感
所谓职业认同感是指个体对于所从事职业的目标、社会价值及其他因素的看法，与社会对该职业的评价及期望的一致，即个人对他人或群体的有关职业方面的看法、认识完全赞同或认可。职业认同感的强弱是影响从事该工作员工的事业心和忠诚度的重要因素 。一定程度上，工作效率是员工忠诚度和事业心的外显。也就是说，如果员工缺乏必要的职业认同感，其工作效率必然也会受到影响。对行政秘书而言，同样如此。然而，在实际工作职场上，秘书人员却对自身职业存在着诸多误解：
首先，秘书人员认为自己每天从事的工作，如收发文件、整理数据资料等，繁杂琐碎，技巧性要求不高，不能发挥自己的专业特长，大显身手；其次，秘书人员发现在协助上司处理事务的过程中，常常会受到误解和批评，有失尊严；再次，秘书人员对自己的薪资待遇存在异议，认为在如此繁重的工作强度下，理应享受更高的薪酬福利；除此之外，不少秘书人员认为：从事秘书职业，年轻貌美是关键。一旦人老珠黄就极有可能要面临被换人的危险。
由于对自身职业存在着诸如此类的狭隘认识，不少行政秘书难免产生消极的心理暗示，工作中懒散懈怠，缺乏积极性，难以有效提高工作效率。
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