试论如何提高行政秘书的工作效率(2)
（二）社会对秘书职业欠缺肯定度
长期以来，社会的传统观念将行政秘书的工作职责局限在简单地收发文件和处理一般琐碎事务等机械地上传下达之中，忽视了行政秘书在管理工作中的组织、协调和控制作用。行政秘书工作得不到社会应有的尊重和重视，上级领导也常常疏漏对秘书队伍的建设，对秘书工作缺乏相应的培训和指导。
雪上加霜的是，近年来关于秘书“权钱交易、权权交易、权色交易”的负面报道屡见不鲜。人们提及秘书，尤其是女性秘书时，往往存在调侃的嫌疑，习惯于用有色眼镜看待这一群体。原本女性秘书相较于男性而言，具备一定的优势。例如：女性性格大多温和体贴，做事耐心细致，能够为上司提供热心周到的服务。却也正因为性格柔弱，在工作中常常处于被动状态，容易沦为各类不正当交易的牺牲品。任何事物都有其局限性，公众在面对舆论宣传时，往往容易被误导，采取“一边倒”的态度看待问题，将“秘书”看作“灰色职业”。
在社会普遍对秘书职业颇有微辞的环境下，秘书人员得不到来自外界的大方肯定，甚至于在入职时受到父母亲友的阻挠，并受到潜移默化的影响，产生心理失衡，开始否定自身职业，进而否定自我价值，产生自卑心理。试想，在这样的社会环境和心理条件下，哪里还有工作热情和积极性可言？更别提创新工作模式，提高工作效率了。
（三）秘书自身工作能力不足
行政秘书工作能力作为一种职业能力，是指行政秘书人员完成秘书岗位活动的本领，是完成岗位活动的重要保证，是影响工作效率的重要因素。是否符合秘书岗位要求是衡量秘书工作能力的高低的关键。行政秘书的岗位性质、地位和任务决定了行政秘书必须具备表达、办事、管理和应变等能力。在经济发展推动社会职业多元化的时代背景下，机关和企业对行政秘书的需求量激增，同时对行政秘书岗位的要求也相对提高。行政秘书在具备一定专业知识的基础上还需要具备适应相应岗位要求的工作能力。然而，实际情况却不尽如人意。尽管秘书队伍正逐步向高学历发展，大学本科阶段也开始设立文秘专业课程，但在实际工作中，行政秘书仍然会因为缺乏必要的能力素质而影响工作进度，甚至产生严重的负面影响。例如:部分秘书缺乏必要的应变能力。应变能力作为秘书的一种综合能力，主要表现在处理非常性工作 的本领上。即在非常性工作面前，保持思文敏捷，迅速做出判断、分析、综合和概括，把握事物发展趋势和可能出现的结果，妥善处理新情况和新问题。倘若行政秘书人员遇事慌张，不能妥善处理突发性事件，帮助上司缓解尴尬气氛、化解危机，就有可能造成机关或企业正常工作事务的延误，甚至会产生“蝴蝶效应”，引发机关或企业的公关危机，进一步影响经济效益的稳健增长。
（四）秘书自身工作方法欠佳
工作方法是秘书发挥职能作用，完成工作任务的关键。行政秘书人员掌握并灵活运用科学有效的方法，有利于提高秘书工作效率。反之，如果行政秘书采取不当的工作方法或墨守成规、不思进取，则会导致工作的延误，效率的降低。对于已经熟练掌握了一套固有工作处理方法的资深秘书而言，大多数工作之间并没有明显的区别。他们不再愿意改变自己已经熟悉的方法模式，并深信自己每天都在高效工作。但事实往往相反，他们常常会因为跳脱不出陈旧的思文模式，当新情况和新挑战出现时，显得手足无措。对于初出茅庐的新晋秘书而言，时间安排往往是令其费神的头等要事。他们常常会因为不具备相应方法的指引，导致各种事务堆积，处理时无法兼顾，缺乏条理性。尤其是当突发性事件出现时，日常的工作事务总是被耽搁，影响到下一步工作的展开。又比如说会务工作，往往会因为方法不当，导致会前准备不够充分，或者不懂得如何掌握会议进程，又或者会后缺乏有效跟进，而无法达到“开高效会”的目标，造成人力、物力、和时间上不必要的花费。缺乏正确有效的工作方法的指导，就好比行船失去了正确的方向，行政秘书工作就变成了费事费力的盲目摸索，这无论是对于讲求时效的机关还是企业来说，产生的危害都是致命的
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