试论现代秘书与媒体公关工作的关系(2)
（二）媒体公关意识的具体表现
在这样的社会大趋势下，现代秘书具备较强的媒体公关意识也变得至关重要，协调好组织与媒体的关系，主动发挥辅助协调作用，做好企业与媒体关系的润滑剂和协调者。通过媒体公关工作，树立本企业的良好形象，搜集外部对本企业的印象、评价和建议，供领导决策参考，提高组织的知名度，树立良好的企业形象。通过协调政府、企业与各类媒体的需求与价值取向，了解媒体运作规律和记者需求，并在传播策划的基础上，将双方利益最大化，尽可能地达到政府、企业的传播目标和媒体的信息报道需求。了解报道方向及受众态度，已经成为了现代秘书人员需要交出完美答卷的工作。
二、 秘书人员在媒体关系管理中的角色
（一）媒介管理关系中的信息搜集者
秘书人员咨询参谋作用的发挥程度，是同秘书人员知晓信息数量的多少、时效的及时与否、质量的高低相辅相成的。现代信息的来源多种多样，一般而言，媒体分为两种，一种是以报纸、杂志、广播、电视为主的传统媒体；一种是以互联网、移动网络为主的新型媒体；除了以上信息的收集以外，还可以通过单位简报、数据调查等了解及掌握信息。媒体信息往往数量多、更新快，这些海量的信息也时时真假混杂，如何筛选出有用的信息，不忘信息的时效性，保证信息的准确性和可靠性，熟练的搜集、储存有效的信息并非易事。
秘书要每天坚持收看新闻节目、搜索与企业相关的网页新闻及行业杂志，以便随时掌握国内外的重要动态与行业发展的新方向。对于公司企业曝光的重要行业信息、媒体信息，不论是正面的还是负面的，秘书都要时刻关注，进行预测，防患于未然。韩国最大的电子企业三星集团秘书室在信息收集这方面做得相当出色，三星会长李健熙曾定位秘书室：“由室掌权，子公司掌财”（意着由秘书室掌控人事任免实权，由子公司掌控财务及投资决策） 。自1972年，三星开始快速扩张，子公司遍布世界各地。根据参考三菱、三井和住友等日本财阀的秘书组织经验，三星集团加强了秘书室的功能，收集各种各样的信息后对企划做出调整，令其担负情报收集和分析、企划、日常事务管理等辅助功能。随后秘书室不断加强权力，并于80年代起三星集团秘书室成为韩国最强大的情报分析组织。由点成面，三星集团秘书室的强大也即是秘书室工作人员在信息中良好的搜集、筛选而得到的结果。
（二）企业媒介管理关系的“新闻第一手”
在英国《卫报》的著名记者尼克•戴文斯在经过数年的深入调查研究后，出版了《媒体潜规则》一书，他在其中提到：“60%‘高质量’的新闻报道完全或者大部分来源于新闻通讯社的通稿和公关材料。20%的新闻报道含有明显的通讯社通稿和公关材料的元素，但是多多少少添加了其他的内容。8%的新闻报道，记者本人也无法确定其来源。只有12%的新闻报道，由记者独立完成。其中，《泰晤士报》的比例最高，69%的新闻报道完全或者大部分来自通讯社通稿和公关材料。” 在英国，乃至一些资本主义大国，媒体公关人员制造了大量为利益集团服务的新闻。
因此，由秘书人员来拟写新闻通稿虽然是形势所迫，但与媒体记者相比，距离企业信息源与行业信息源最近的人是秘书。秘书有着较深的行业背景和独有的专业优势，秘书人员所拟写新闻通稿肯定与新闻媒体的稿件不同。所要达到的目的不同，媒体新闻侧重的是新闻价值与社会责任，秘书人员所拟的则注重企业利益与实际效益。所切入的角度不同，媒体角度一般从一个角度发散，或者是多个方面对比，秘书人员相对喜欢多个切面不同角度对企业进行宣传包装。所报道的深度不同，媒体报道往往浅尝辄止，缺少专业知识的解读，秘书人员所拟具有一定的专业性与行业特点。报道之后的结果不同，媒体稿件的主题与侧重点会与企业所需有一定差距，导致大众舆论的被动，秘书人员拟写新闻通稿则更加掌握企业需求，能起到一定的正面效应。秘书人员的主要工作是办文，拥有丰富的信息资源，为了能让大众更全面、更深入的知晓行业情况，迅速了解第一手信息，秘书人员应主动发挥对外信息宣传的职能，及时地向各媒体提供新闻素材和稿件，这样做不仅能够在媒体舆论抢占制高点，还可以让企业成为媒体值得信赖的信息源。
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