浅谈提高会议效率的策略让会议不再浪费(2)
（吹冰）推动工作。 会议活动是实施行政领导和指挥的重要手段。任何组织的领导机关都要通过会议向下级传达决策意图、布置落实任务；统一思想认识、协调各种关系；督促检查工作、总结交流经验；表彰弘扬先进、批评鞭策落后。以此来推动工作的进行，实现组织发展的目标。 总之，会议是沟通信息，互通情报；发扬民主，科学决策；增进友谊，促进团结；统一思想，协调行动；促进消费，拉动经济的有效手段。但是，现在却有很多人认为会议是一种浪费，因为我们花费了大量的时间和金钱在会议上，却并没有取得好的效果，往往是浪费了时间、金钱、人力、物力，令人生厌。那么，为什么会这样呢？ 二、导致会议效率低下的原因 “会议”，从字面上来看，“会”就是会面、会见、聚会的意思；而"议”就是讨论、商讨、磋商的意思。也就是说，会议指的是三个人或三个人以上聚在一起、就某些问题进行讨论或者形成解决意见。但在实际生活中，大部分的会议从组织准备到会议进行以及会后的处理都存在许多的问题，通常是只“会”不“议” ，或“议而不决”“议而不当”。所以，导致会议效率低下的原因就有以下几点
。 （一）会前准备不充分 1.目标不明确。无论是会议的组织者还是参与者，对开会的目标都没有明确的认识， 往往与会者只是被告知要开会，却对会议的目标完全没有任何明确的认识。这样的情况只会导致开会时东拉西扯，说些无关紧要的话题，浪费大家的时间，消耗大家的精力和耐心。虽然也有一些会议有目标，但是却是大而空的抽象目标，在开会时也是不知所云，达不到开会的效果。 2.议题不当。有的会议有议题，但是议题过多，导致开会时间过长，超过一个成年人所能承受的时间范围；或者会议议题过多且主次安排不当，本末倒置，致使会议显得杂乱不堪，与会者也抓不住重点，导致该议的没议；或者有的会议议题与会议目标无关。以上种种都只会浪费时间，让人生厌。 3.时间安排不当。 有的会议组织者把会议安排在刚上班的第一天或者即将到周末的那一天，使得与会者要么还没进入状态，要么心已经飞到了周末的休息时间，根本提不起兴趣，更别说发挥创意、提高效率了。有的会议则过于频繁，三天两头的开会，似乎总有开不完的会议，有的会议时间安排过长，使人精力耗尽，这些都使员工不胜其烦，还不能专心于手头上的工作。 4.地点设置不当。 会议组织者把会议安排在办公室， 经常被进进出出的人打扰，导致无法正常进行； 发言者经常被与会者的电话铃声打断或者与会者经常出去接待下属或来访者导致会议被迫中断，与会人员的注意力也就无法集中，导致会议效率不高。或者选择的开会地点环境不好，气温不适宜，交通不方便，给人一种嘈杂、烦闷的感觉等等，都会降低会议的效率。
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