提高会议效率的对策
毕业论文关键词：秘书 ;会议效率;会议组织;途径
序 言
作为沟通信息、科学决策、推动工作的根本方式和有效手段，会议被广泛地应用于政治、经济、文化等各个方面，并起着枢纽、指导等不可替代的作用。但近些年来，众多企事业单位召开的会议效率低下，效果不尽如人意，更有甚者深陷“文山会海”的境况。作为会议筹备和组织的主要人员的秘书，对于改善这一现象能够发挥关键性作用。因此，本课题拟通过研究秘书在会议各阶段的工作，对存在的问题提出具体可行的方案，并为秘书人员提升办会能力作出全面科学的建议，从而给秘书人员发挥提高会议效率的作用以有益的参考和依据。
一、会议概述
（一）含义
三人以上聚在一起，关于某个或某些议题展开讨论或解决，这就是会议。每召开一场会议，都必然离不开会议组织。何为会议组织？会议组织，简称“办会”，它是秘书“办文”、“办会”、“办事”三大内容之一。即指秘书需要做的会前、会中、会后三个不同阶段的综合性工作，以达到提高会议效率、保证会议结果落实的目的的一种组织活动。会议组织工作过程中，秘书人员只有准备充分、服务周全、跟进及时，才能最大限度地保证会议取得预期效果。
（二）会议现状
随着社会各方面的发展，交流不断增多，使得人们对会议的需求量与日俱增。随之而来的是会议中产生的不良倾向日趋明显，会议恶习逐渐根深蒂固，严重影响到会议的效果和质量。主要体现在以下几个方面：
1.许多与会人员对于会议有先入为主的错误看法。大致可概括为以下几类：“开会起不了多大作用，只是在浪费大家的时间和精力”；“开会只是领导的发言表演时间，而自己则可以在台下做点自己的私事”；“会议与我无关，没有参加的必要”等。这些看法使与会人员在潜意识里就对会议产生了消极和抵触心理，为会议的低效率甚至无效率埋下了巨大隐患。
2.会议众多，且开会的长度和次数都在增加。有机构调查称，普通员工每周真正用于工作的时间只有3天，或每天仅仅1.5个小时，剩余的时间都用在了无尽的会议中。1999年，北京服务于会展的专业公司只有一二百家，吹冰年后，这样的公司竟然达到了4000家以上，不难想象会议数量的剧增幅度之大。2011年，中国首个《中国会议蓝皮书》指出我国每年举办的会议多达几千万个，年均增长20%。①我国“文山会海”的怪现象随处可见，很多中高管理层的领导的日常工作已经只剩无奈地“赶会”，无暇处理其他事物。
3.效率低下的会议大量存在，这既浪费了宝贵的工作时间，又造成了财务上的巨大损失。低效率会议的开会过程中，与会人员可能会错过为公司带来效益的机会，可能会因为不能及时处理自己管辖范围内的突发事件给团队带来恶劣影响，这是时间和效益的双重浪费，却常常不被人们所重视。会议将整块的工作时间搞得支离破碎，非开会时间又受到会议的持续影响，因此与会人员的工作效率明显降低。目前借开会之名，观光旅游、超标接待、收受礼品的情况屡见不鲜，对单位和国家的财产造成无法弥补的损失。低效率的会议的召开，会令与会者对会议和所在团队的管理现状不满，心生倦怠，从而降低团队的凝聚力。