提高会议效率的对策(3)
为确保与会人员的参与度，可为每一个议题具体指定负责人，尽量给每一个人安排一个任务。规定每一个议题讨论的具体时间，使会议节奏紧凑，让与会人员精神紧绷起来，从而使他们以一种认真的态度对待会议，尽快达到预期目标。
3.限制与会人数。与会者是参与会议的正式成员，具备必要性、重要性、合法性的特征。必要性指的是与会者务必与会议有直接关系；重要性指的是与会者与会议虽无直接关系，但对会议的进展存在有利影响；合法性指的是出席重大会议的，与会者必须持有合法身份或法定资格。
除了主持人和负责会议组织的秘书人员外，应重点放在对出席会议人数的限制上。由于被邀请出席会议的人一般都是单位的骨干或精英，相对于一般人而言，他们参加会议所付出的时间和精力的代价更高，使得会议的成本就越高。若是举办方只顾壮大场面、造声势、求热闹，盲目邀请众多与会人员，不仅会影响会议效率，而且造成财富的浪费。因此，选择与会人员时，要遵守精简原则——不该参加的决不邀请，该参加的一个不少。
革命领袖列宁就一贯坚持，严格限制与会人员是提高会议效率和质量的重要因素。③列宁强烈反对并禁止与会议无关的人员陪会，要求与会人员除法定人以外，只允许与议题相关的人参加，从而一直保持着参会人员少而精的状态。这种做法仍值得当代人的大力提倡。
4.合理安排会议时间。这里的会议时间有两层意思。一是指召开会议的具体时间，二是指会议持续的时间。
会议召开时间的选择要考虑多方面因素。首先要考虑需要。如果是每周一次的工作例会，它既要报告之前的工作进度，又要交代新的工作任务，那么这类会议适合在周五下午召开。如果是一年一度的大会，为了有利于总结上年度的工作成果，布置新的工作计划，年初召开最适合。其次要考虑可能性，即选择一个大家都方便的时间才能保证大家出席会议的可能。最后要考虑适宜度，即考虑气候、环境等自然、社会因素是否有利于会议的召开。若是在严寒酷暑的时候召开会议，会议效率必将大打折扣。关于具体的召开时段，有研究表明，上午9点至11点，下午3点至4点半是会议最能取得高效率的一段时间。因为在这段时间内，人的头脑最清醒，注意力也最集中，较能使会议取得突破性进展。 很多企业家介绍他们偏向于在午饭前或下班前召开相关工作会议，一般会议的节奏都很紧凑，讨论进行得也很干脆，而且还能在较短时间内做出表决、结束会议，大大提高了会议效率。
会议持续的时间应在保证议题得到充分讨论的前提下尽量缩短。有关数据显示，一个成年人能够集中精力的大致时长是45至60分钟。超过45分钟，人容易精神分散；超过90分钟，人普遍感觉疲累。专家提议，每次会议的持续召开时间最好不要超过一小时。如果超过这个时间，与会者无聊和疲惫感会逐渐加重，对会议的关心程度随之下降。如果需要更长时间，应安排10至15分钟的中间休息时间。短暂的休整，有利于与会人员注意力的集中，会议效率也随之提高了。
5.精心布置会场。会场是指举行会议活动的场所。整洁、明亮、安静、空气流通、一应设备齐齐备、有利安全和保密是对会场的整体要求。会场的布置只要体现出与会议的性质和规模相符的氛围即可。
传统的会议都是把与会者集中在特定的场对信息所进行面对面的传达和沟通。在传统会议中，一些小设备虽不是很起眼，但对会议的高效起着无可替代的推动作用。大多数会议都需要与会者的互动，那么一块白板或一个活动挂图则不可或缺，它可以用来记录大家的精彩想法和解决问题的办法，避免重复讨论。需要投影仪来进行演示。需要一个扬声器确保整个会场的人都能清楚地听到发言人的讲话。还有一点是被很多人忽视的，那就是一块表的重要性。新闻联播在播放两国领导人会谈的画面时，双方领导人的面前都会放置一块表，以提醒与会者注意会议时间，体现着最基本的礼貌和尊重的同时，也传达着时间的重要性。为了避免在紧要关头出差错或造成尴尬局面，秘书人员一定要确保会场万无一失，提早检查所有仪器和设备。一些企业家大胆倡议站着开会。④因为站着开会，既省去了准备会场收拾会场的工作，又能够有效避免与会人员发言是空洞无物、装模作样的长篇大论，迅速有效地得出结果。