提高会议效率的对策(2)
4.会风不正。会上常会发生与会者姗姗来迟、无故缺席，“台上开大会，台下开小会”的情况。 往往会议结束，与会人员对会议的内容却“一问三不知”，会议精神都没有准确把握，何谈贯彻落实？散漫的会风注定会议的低效。会议的呈现者一般都是某领域或部门的骨干或精英，若他们开会态度都不端正，怎么相信他们会有强烈的事业心和责任感，又怎么可能全心全意地投入工作，认真履行好自身职责。
二、提高会议效率程序
秘书人员作为上司的直接助手和参谋，在实际进行会议组织工作之前，首先应协助上司做好会议是否有必要开的判断工作，从源头上杜绝一开始就属于无效率的会议的召开。其次，在遵守准备充分、分工协调、服务周到、确保安全、节约环保的原则下， 做好会前、会中、会后各阶段的本职工作。
（一）建立严格的会议审批制度
会议效率低下的重要原因之一就是开会的随意性很大，不管什么事都要开会讨论一下，过多过滥的会议又使秘书人员无暇进行充分的会前准备，从而导致恶性循环。
审批会议应本着精简、节约、高效的原则，严格按照制度进行。
1.召开会议需提前两天向上级部门提出申请，填写《会议审批单》，包括会议名称、内容、时间、地点等详细内容。根据会议内容规格的不同，确定不同层次的领导审批。
2.领导审批后交给办公室，由秘书人员协调各部门，征求意见，将可以合并召开的会议汇总，报分管领导审批。
3.由办公室负责上传下达。秘书人员应充分发挥好协调作用，及时沟通，当好领导的参谋助手，建立严格的会议审批制度，完善有必要召开的会议，同时将有失效率的会议从源头上阻断。审批会议应从实际出发，不必要的会议一定不召开；有比通过会议更有效的解决方式的事情，一定不通过会议解决；对准备不成熟的会议，如会议议程、与会人员、时间、地点等不明确的，坚决取消。
（二）会前充分准备
“凡事预则立，不预则废”。②会前精心策划和充分准备，是开好会议提高效率的前提和关键。
1.明确会议目的。在开始筹备会议时，首先要尽可能具体地明确会议的目的：会议是要征求大家的意见，还是要解决问题；是要大家献言献策，还是要向大家说明情况；是要明确各自的角色及应承担的责任，还是要确定具体的行动方案。一旦确定了会议目的，就如同航行有了方向，一个明确而清晰的会议目的将会引导出一个科学而高效的会议安排。
明确的会员目的会警示着所有与会人员，提醒着他们审视自己的提议是否有利于达到会议目的，自己的发言是否偏离主题，占用了会议的时间。从而确保会议的高效进行。
2.确定精当议题。议题，是会议所要讨论的题目、研究的课题、或是解决的问题。 所有的会议都围绕着一定的议题展开，因此，议题的设置决定着会议的成败。会议议题一般由领导提出，也可由秘书人员在征求相关部门的意见后提出，由领导审批决定。
议题的设置要有被开会讨论的必要性，否则就是浪费会议时间。每次会议的议题要尽可能集中、单一，不应过多、分散，保证与会者将精力集中于重要问题上并认真思考，有利于尽快解决问题，提高会议效率。在议题确定下来之后，秘书人员要将搜集到的有关资料提前发给每位与会者，使他们有足够的时间准备，这样既减少了在会议中阅读资料的时间，又有利于形成优秀的观点。
一般会议不只有一个议题，恰当安排议题的先后顺序有助于会议效率的提高。第一，先要找有内在逻辑关联的，抑或是互相依存度较高的议题，集中在一起讨论，避免与会者思想分散。第二，对将要讨论的议题进行分类，先进行信息共享、再作决策、最后解决问题。对于相对复杂的议题，可将其拆分成较小的且易操作的几个小部分。第三，本着先易后难的原则，在会议开始时先讨论几个简单的议题，让与会人员热身的同时，使会议朝着健康的方向发展。 随后再着手解决较难的议题，此时与会者注意力较集中，头脑最清晰，思文也最活跃。