企业规范化管理关键业务流程设计与查询系统开发(9)
4.2 采购管理流程设计
采购管理（Procurement Management）是指为保障企业物资供应而对企业的整个采购过程进行计划、组织、指挥、协调和控制的活动[16]。
采购是供应链当中的一个重要环节，它对企业管理是否成功有着巨大的影响。对任何生产企业而言，将正确的原材料和半成品以正确的价格、正确的质量，在正确的时间送到正确的地点，是至关重要的。
4.2.1 采购管理的原则
（1） 首先必须建立完善的供应商评审体制:对具体的供应商资格、评审程序、评审方法等都要做出明确的规定。
（2） 建立采购流程、价格审核流程、验收流程、付款结算流程。
（3） 完善采购员的培训制度，保证采购流程有效实施。
（4） 价格的评审应由相应程序规定由相关负责人联名签署生效，杜绝暗箱操作。
（5） 规范样品的确认制度，分散采购部的权力。
（6） 不定期的监督，规范采购行为。
（7） 建立奖励制度，下调价格后应对采购员进行奖励。
（8） 加强开发能力，寻求廉价代替品。
4.2.2 采购管理系统数据流
采购部门是企业物料的重要入口部门，是物流的主要部门，与各个部门有密切关系。与生产部门、财务部门和仓库部门的业务联系，是根据生产计划和物料需求制定采购计划，并形成用款计划交财务部门，再发出采购订单，供应商按计划供应物料，仓库部门根据订单接受物料，安排检验，合格后办理入库，入库单据交财务，并形成应收款。如图4.1是采购系统的一层数据流。
图4.1 采购管理系统数据流图
4.2.3 中小制造企业采购的特点、存在的问题以及解决思路
目前，国内大量中小型制造企业的模式为多品种、小批量、按订单组织生产，按计划采购物料。其主要特点如下：
单次采购数量少、批次多。中小制造企业根据顾客订单进行产品设计，组织原材料采购和生产，受企业规模、销售额、资金的限制，企业采购较为谨慎，采购方式比较原始、零散、单次采购数量少、批次多、采购品种多样化，无法获得规模采购带来的效益[17]。
没有明确的采购策略，采购缺乏计划性。企业在采购上没有形成一个可靠的系统以支持采购的管理运作，往往按往年销售状况以及经验来定制采购计划。这就导致了企业的采购计划不周密，使得企业在采购中常常处于被动地位，尤其当订货周期短、交货日期较为紧张时，采购部门处于销售部、生产部“上挤下压”的尴尬境地，以致采购成本太高，而采购质量降低。
不注重供应商关系管理。企业没有能够在供应链中很好地理解与运用供应链管理，在供应商的选择上缺乏科学、合理的依据，没有与供应商建立长期、稳定和深层次的合作关系。而且，企业缺乏规范的合格供应商的认定程序, 有时仅凭一两点就确定一个供应商，甚至有用人唯亲的现象。这些都导致企业面临采购风险, 经常出现采购商品交货不及时、没有售后服务、产品数量和质量与采购合同不一致等问题。
采购周期长，采购监控难以到位。这应该是中小制造企业中普遍存在的问题。造成采购周期长的因素有很多，总结下来主要是因为采购流程繁琐、信息传递缓慢、供货不及时。有的企业连一项通用件的采购都要经过七八个部门、等各级审批文件才可以完成，信息传递还依靠原始的表单。这样耗时耗力绝对不符合工业工程的原则。
而就流程而言，其大部分的采购管理流程均为串行结构，且没有细分，很笼统。如图4.2。
从这个流程图中可以发现这些企业所运用流程很繁琐、笼统、死板，不够规范，并且产生的纸质文件文档很多，相当的耗费资源。