建设工程施工中合同管理研究(19)
5 有关工程部位的照片、录像，检查验收报告和各种技术鉴定报告
6 工程现场的气候记录，水电停送记录，道路的封堵开通记录
7 有关建筑工程材料、设备的采购、订货、运输、进场、验收、使用等方面的记录、凭证和报表
8 各种会计核算资料，工程进度款、预付款支付的日期和数量记录，市场行情资料包括官方的文件规定、市场价格，央行汇率
表4—1 索赔依据资料清单
(2) 向监理工程师发出索赔意向通知书
（3）按照索赔程序，提交索赔报告
在索赔事件发生后，要严格按照我国建设工程《施工合同（示范文本）》规定程序进行，及时提交索赔文件。索赔报告是集法律、经济、技术、专业、技巧和语言文字处理等一体的复杂工作。编制索赔报告时，要注意运用技巧，处理好业主或工程师的关系。
(4) 索赔谈判
想要成功获得赔偿，索赔谈判十分重要。首先，应在谈判前做好谈判准备，对预计在谈判中会遇到的问题及业主可能会采用的方式和方法，进行充分的回应准备工作，并统一谈判口径、谈判策略和谈判原则；其次，在谈判中应根据实际情况采取灵活的应变策略,以争取主动；最后，在统一的原则下，分清主次，大项索赔由组长出面谈，小项索赔可以由组员谈，最后确定时再综合考虑项目取舍，这样就给予最终解决问题留有了一定的余地。
（5） 解决索赔
经过上述一系列的工作和索赔谈判，公司与业主方协商一致，最终获得索赔工期损失共计34天，费用损失共计80万元人民币。
4.6 合同收尾阶段管理
4.6.1 合同文件整理归档
随着工程项目竣工，施工合同管理也进入尾声。合同收尾阶段主要是对合同文件进行整理和归档。合同文件是指合同双方当事人在合同全过程（订立前、订立后、履行、变更、终止以及争议解决等环节）中形成的，对双方具有约束力的，涉及双方当事人权利义务的文件。
公司在处理合同文件时，发现有些业主方口头提出与工程相关要求，但缺少相关合同书面文件，公司项目经理部商务人员立即会同相关部门，把业主方的口头要求整理成书面文件，并询问业主方该书面文件是否表达了其意见，在经过几番修改确认后，请业主方签字认可并交由相关人员进行存档。
4.6.2 合同管理效果评估
合同管理工作比较偏重于经验，不断地总结经验才能提高企业管理水平和通过工程培养出高水平的合同管理者。为此，对施工合同管理效果提出一个综合评价的方法，以便企业能更加理论化系统化的总结管理经验。同时合同管理是一项综合性极其强的管理工作，对这项工作的考核与评价也应该是综合性的，我公司运用系统理论建立多层次的评价指标体，根据模糊层次分析法对合同管理效果进行综合评价值得推广。
4.7 存在问题及相应对策
4.7.1 存在的问题
（1）施工合同管理体系有待改善
公司管理层缺乏分析和认识合同管理对企业生存和发展的重要意义，对合同管理职能不够重视。虽然有人员负责合同管理，但形式化严重；建设项目不重视合同管理体系的建设，授权管理机制不健全，合同管理程序不明确，或有制度不执行，缺少必要的审查和评估步骤，缺乏对合同管理过程的有效监督和控制。
（1）缺乏有效的监控制度和控制风险的对策
企业合同管理工作过分依赖于具体合同管理人员的素质水平和经验，缺乏有效的监控制度和控制风险的对策。由于在建设施工过程中，经常会发生突发状况等，并且在合同履行的过程中，变更的情况也很多，但是，公司不能够未雨绸缪，